Todoist vs TickTick vs Things 3: Testamos os Três Por 45 Dias e Elegemos o Melhor Para Cada Perfil

Este comparativo nasceu de 45 dias de uso em rotina real. Avaliamos como cada app lida com tasks diárias, projetos de trabalho e tarefas pessoais para medir fricção e consistência.

Usamos dados reais — um dos serviços conta com mais de 30 milhões de users — e testamos capture rápida, organização, lembretes, calendar, integrações, sincronização e outras features essenciais.

O teste mostrou que não existe um “melhor” universal. A escolha depende do seu perfil, do ecossistema (Apple-only ou multiplataforma) e se você precisa colaborar ou trabalhar sozinho.

Também examinamos custo ao longo do tempo: assinatura versus compra única. Apontamos duas lacunas comuns — falta de agendamento por capacidade/energia e captura automática de task — e por isso sugerimos considerar Rivva como alternativa.

No fim, este artigo ajuda você a escolher um app hoje para reduzir o caos das tasks no curto prazo e começar a ser mais produtivo já.

Panorama do comparativo e como foi o teste de 45 dias

Ao longo de 45 dias aplicamos o mesmo conjunto de demandas em cada app para garantir imparcialidade. Repetimos tarefas e fluxos idênticos para reduzir viés e medir consistência entre plataformas.

Cenários reais avaliados

Avaliamos quatro cenários: tarefas de work (reuniões, follow-ups e entregas), projects em paralelo, rotina do day com micro-tarefas recorrentes e listas pessoais (compras, casa, saúde).

Cada list foi replicada entre os três apps para ver diferenças na captura, no tempo de criação e na visibilidade de itens. Isso mostrou como cada sistema lida com contextos reais.

Critérios de análise

Focamos em captura rápida, clareza de organização, confiabilidade de lembretes e qualidade do sync entre dispositivos.

Também medimos fricção diária: cliques para criar uma task, suporte a teclado e se o app incentiva voltar no próximo day.

Como definimos “melhor”

Não elegemos um único vencedor. Pontuamos por perfil: multiplataforma, Apple-only, quem busca tudo-em-um e quem precisa colaborar com outras people.

O objetivo foi pragmático: recomendar o que a pessoa realmente vai usar no dia a day, não o app com mais recursos.

• Mesma carga de trabalho replicada para justiça.
• Critérios práticos e mensuráveis.
• Resultado final por perfil de uso.

Cenário	Captura rápida	Fricção diária	Perfil que se beneficia
Work (reuniões & follow-ups)	Prioridade alta	Médio	Quem precisa colaborar
Projects em paralelo	Importante	Alto se sem organização	Gestores de projetos
Rotina do day (tarefas pequenas)	Crucial	Baixo quando ágil	Pessoas com alto volume diário
Lists pessoais	Simples	Baixo	Usuários ocasionais

O que realmente importa em um gerenciador de tarefas hoje

Mais do que recursos, precisamos de ferramentas que reduzam o atrito entre ideia e ação. O app ideal captura rápido, organiza sem complicar e facilita executar. Se falha em um desses itens, vira só um repositório de tarefas.

Entrada rápida e natural language input para não perder tarefas

Entrada rápida significa escrever do jeito que você pensa. Natural language e natural language input transformam texto em data, hora e recorrência automaticamente. Isso reduz fricção e diminui tarefas perdidas.

Visões essenciais: today, próxima semana e backlogs

Uma visão clara do hoje e do upcoming evita empilhar tarefas no anytime. Calendário mensal e semanal ajudam a alocar tempo e evitar atropelos no month. Essas views são antídoto para backlogs infinitos.

Projetos, etiquetas, filtros e smart lists

Organizar por projetos e tags responde à pergunta: o que preciso ver agora? Filters e smart lists mostram apenas as tasks relevantes. Isso aumenta foco e reduz decisão no momento de trabalhar.

Integrações e sync entre apps, web e dispositivos

Sync confiável é requisito mínimo para quem troca entre celular, desktop e web. Integrações com calendar e e-mail reduzem entrada manual e o risco de perder contexto.

Recursos de foco: quando valem a pena

Pomodoro, habits e estatísticas ajudam a medir e manter ritmo. Mas recursos extras viram ruído se aumentarem a complexidade. Use timers e hábitos apenas quando não aumentarem a fricção de criação de tasks.

Requisito	Por que importa	Indicador prático	Impacto no dia a dia
Entrada rápida / natural language	Reduz perda de tarefas	1–2 segundos por input	Alta: captura imediata
Visões (today/upcoming/anytime)	Prioriza execução	Visualização diária e semanal	Média-alta: menos backlog
Projetos, tags, filters	Filtra ruído e melhora foco	Listas inteligentes ativas	Alta: ver o que importa
Integrações & sync	Continuidade entre dispositivos	Sincronização instantânea	Crucial para quem usa web e desktop

Nas próximas seções vamos comparar como cada app entrega esses pontos em situações reais. A régua de avaliação será captura, organização, execução e fricção.

Todoist: simplicidade multiplataforma com IA e linguagem natural avançada

Nesta seção exploramos como um app popular equilibra simplicidade e recursos avançados no dia a dia. A filosofia é clara: ser um “workhorse” rápido e consistente em qualquer plataforma, evitando camadas desnecessárias.

Natural language processing

O processamento entende frases como “Enviar relatório amanhã às 10” ou “Reunião todo dia útil às 9”.

Exemplos: “Pagar conta todo mês” vira recorrência; “Revisar projeto sexta 14:00 #Trabalho” já atribui projeto e tag.

Task Assist e Ramble

Task Assist usa IA para decompor tarefas grandes em subtarefas acionáveis. Isso reduz ambiguidade e ajuda a diminuir a procrastinação.

Ramble transforma voz em tarefas quando você está em movimento, capturando ideias sem perder contexto.

Views e organização

Oferece lista limpa, board (Kanban) e layout de calendar. A lista serve para rotina; o board ajuda projetos visuais; o calendar facilita time blocking.

Integrações e colaboração

Com 100+ integrações (Gmail, Slack, Notion, Google Calendar) é simples transformar mensagens em tasks. Projetos compartilhados permitem atribuir e acompanhar entregas.

Recurso	Força	Quando usar
Natural language	Avançado	Entrada rápida de datas e tags
IA (Task Assist)	Quebra de tarefas	Projetos grandes e pouco claros
Ramble (voz)	Captura móvel	Deslocamento e ideias rápidas
Integrações & colaboração	Amplas (100+)	Times, e-mail e calendar

Para quem é: ideal para quem precisa de multiplataforma, integração forte, colaboração e um sistema maduro com baixo atrito.

TickTick: o “canivete suíço” com Pomodoro, hábitos e calendário por um preço agressivo

Para quem busca consolidar tarefas, hábitos e tempo em uma única interface, esta opção merece atenção. Ela junta captura, foco e visão de agenda sem precisar pular entre apps.

All-in-one: tasks, Pomodoro e habit tracker

O app combina tarefas com um timer Pomodoro e um rastreador de hábitos. O Pomodoro integrado registra sessões e gera estatísticas que ajudam a manter execução nos dias difíceis.

Views de calendário e time blocking

Oferece visões mensal, semanal, timeline e agenda. Arrastar e soltar facilita o time blocking e torna visível quanto tempo suas tarefas ocupam.

Smart lists, filtros e tags

Listas inteligentes, filtros e tags criam contextos como “trabalho + esta semana + alta prioridade”. Isso reduz overload e mostra só o que importa agora.

• Matriz de Eisenhower: útil para priorizar, mas pode adicionar complexidade.
• Pomodoro + estatísticas: melhora foco em sessões curtas.
• Drag-and-drop no calendário: excelente para planejar o tempo.

Recurso	Versão grátis	Premium
Listas e lembretes	Limites por número	Ilimitado
Views de calendário	Agenda básica	Timeline e sincronização avançada
Filtros avançados	Simples	Filtros personalizados

Conclusão: é a melhor escolha custo-benefício para quem quer um pacote completo de features por um preço anual competitivo, desde que aceite uma interface mais carregada em troca de funcionalidade.

Things 3: o melhor design para Apple com compra única e foco em GTD

Design pensado para execução transforma listas longas em passos claros. Things 3 é referência de calma visual e fluxo GTD dentro do ecossistema Apple.

É Apple-only: funciona em iPhone, iPad e Mac com iCloud sync nativo. Integrações com Shortcuts e Apple Watch ampliam automações sem depender de serviços externos.

Áreas e Projetos

O modelo separa responsabilidades contínuas (Áreas) de entregas com prazo (Projetos). Isso melhora a clareza ao planejar o que é rotina versus o que tem começo e fim.

Today, Upcoming e Anytime

As views Today, Upcoming e Anytime criam um fluxo natural. Você decide o que entra no dia sem mexer em listas sem fim.

Quick Entry e atalhos

Quick Entry no Mac e atalhos de teclado permitem capturar tasks sem perder o foco. Ideal para quem vive no teclado e precisa anotar rápido.

Compra única e custo por dispositivo

O modelo é pago por dispositivo: Mac US$49,99; iPad US$19,99; iPhone/Watch US$9,99 — cerca de US$80 no total. É uma purchase que evita assinaturas recorrentes.

Para quem é: usuário individual, 100% Apple, que prioriza experiência, execução e um sistema sem distrações, mesmo com menos integrações e colaboração.

Aspecto	Força	Limitação
Design e usabilidade	Excelente — foco em calma e clareza	Menos opções de customização avançada
Sync	iCloud sync rápido e confiável	Sem versão web/Windows/Android
Modelo de organização	Áreas + Projects facilita GTD	Não é ideal para hierarquias muito complexas
Captura	Quick Entry e atalhos eficientes	Menos automações nativas com terceiros
Preço	Compra única por device	Custo inicial pode ser alto para múltiplos dispositivos

todoist vs ticktick vs things 3 review: comparação direta dos recursos essenciais

Nesta seção comparamos, de forma objetiva, captura, organização, calendário, lembretes e colaboração. O foco é mostrar quem entrega menos fricção no dia a dia de trabalho e vida pessoal.

Captura e natural language input

Parsing de linguagem natural é decisivo para entrada rápida. Um dos apps se destaca por entender frases compostas e transformar em data, hora e recorrência automaticamente.

Outro oferece captura por voz e integração com calendar, o que ajuda quando você está em movimento. O terceiro privilegia entrada elegante no Mac, com atalhos e Quick Entry.

Organização de projetos e lists

Hierarquia varia: um app tem subprojetos e tags flexíveis. Outro combina projetos com áreas e checklists, o que favorece GTD. O último foca em Áreas para responsabilidades contínuas.

Se você precisa filtrar por contexto, escolha a opção com tags e filtros avançados. Para simplicidade visual, prefira o que usa áreas e listas limpas.

Calendar, ver tarefas no tempo e sync

Para ver tarefas no tempo, timeline e drag-and-drop fazem a diferença. Um produto oferece timeline nativa e melhor integração com calendar externo.

Sincronização rápida entre dispositivos mantém a agenda atualizada. Onde o sync é inconsistente, o planejamento falha.

Reminders, recorrências e automações

Recorrências básicas funcionam em todos. Automação profunda exige integrações externas em alguns casos.

Se você depende de reminders sólidos, prefira a solução com opções nativas para alertas por horário e localização.

Collaboration e atribuição de tarefas

Dois dos serviços suportam times, compartilhamento e atribuição. Eles são melhores para trabalho em equipe e listas familiares.

O terceiro é pensado para uso individual dentro do ecossistema Apple e não foca em collaboration.

Critério	Força	Quando escolher
Captura / natural language	Melhor parsing	Entrada rápida e agilidade
Organização (projects/lists)	Áreas + tags	Usuário GTD ou com múltiplos papéis
Calendar / ver tarefas	Timeline & drag-drop	Planejamento por tempo
Collaboration	Compartilhamento e atribuição	Times e família

Próximo passo: analisaremos integrações e multiplataforma, que costumam decidir a escolha final.

Integrações, ecossistema e multiplataforma: web, desktop e mobile

Integrações e ecossistema determinam quanto trabalho você evita manualmente.

Conectar ferramentas reduz entrada manual e evita que tarefas se percam em e-mail ou chat. Isso é o verdadeiro multiplicador de produtividade.

Todoist — integração ampla e consistência entre ambientes

Com 100+ integrações, funciona em iOS, Android, Windows, Mac, Linux e web. Essa cobertura garante que uma tarefa criada no celular apareça no desktop sem esforço.

O software suporta integrações com calendários, e-mail e automações. Para users que alternam plataformas, essa consistência é decisiva.

TickTick — presença forte, com atenção ao sync

Também está disponível em múltiplos apps e oferece extensões para navegador e web. É prático para quem usa desktop e mobile.

Ao crescer o volume de uso, observe a consistência do sync para evitar conflitos de versão entre dispositivos.

Things 3 — experiência premium dentro da Apple

É Apple-only: performance nativa e iCloud sync rápido. Integrações nativas são mais limitadas (Shortcuts, Apple Calendar, Zapier), mas o comportamento é previsível dentro do ecossistema.

• Exemplos de fluxo: criar no celular → ver no desktop; definir lembrete → disparo confiável; editar no web → atualização imediata.
• Decisão prática: se você precisa de web ou Android no trabalho, escolha opções multiplataforma. Se valoriza integração máxima, opte pela que oferece mais connections.

Aspecto	Força	Quando escolher
Integrações	100+ integrações	Multiplataforma e automações
Compatibilidade	Presença em web e desktop	Quem troca de dispositivo
Sync	iCloud nativo	Usuário Apple puro

Em resumo, integrações e plataformas frequentemente justificam assinatura ou determinam se uma compra única é realmente suficiente.

Preços no Brasil e custo ao longo do tempo: assinatura vs compra única

Entender o custo real de um app exige olhar além do preço anunciado. No Brasil há impacto do câmbio, impostos e renovação anual. Também conte quantos dispositivos e usuários irão usar o serviço.

Plano gratuito e Pro/Business

A free version limita projetos e recursos. A versão Pro (US$5/mês anual ou US$7 mensal) libera lembretes, filtros avançados, views de calendário e IA que realmente mudam o fluxo de trabalho.

Business compensa se há times; caso contrário vira custo por usuário sem retorno prático.

Premium anual

O Premium anual (~US$35,99/ano) oferece Pomodoro, hábitos e calendário integrados. Para quem quer muitos recursos sem assinatura mensal, é uma escolha com bom price/benefício.

Compra única

Comprar a versão para Mac, iPad e iPhone (~US$80 no total) é um investimento. Em years de uso pode sair mais barato para quem é 100% Apple e evita subscription.

Qual modelo escolher

• Multiplataforma e troca frequente: prefira subscription.
• Apple-only e uso estável: a purchase compensa a longo prazo.
• Orçamento apertado: avalie se os recursos premium serão usados todo dia.

Modelo	Custo típico (USD)	O que desbloqueia	Quando escolher
Free version	0	Recursos limitados, poucos projetos	Testar antes de pagar
Subscription (mensal/anual)	US$5–8/mês ou US$35,99/ano	Reminders, filtros, calendar, Pomodoro, IA	Quem precisa de multiplataforma e integração
Business	US$8–10/usuário/mês	Admin, colaboração e controles de time	Equipes com gestão centralizada
Purchase única (Apple)	~US$80 total por devices	Design nativo, Quick Entry, iCloud sync	Usuário Apple que evita assinaturas

Experiência de uso no dia a dia: fricção, interface e “vontade de usar”

A experiência diária revela mais sobre um app do que qualquer lista de recursos. Se o design não convida a abrir o sistema, as tasks voltam para a memória e o método morre. UX vence lista de funcionalidades quando a abertura vira hábito.

Todoist

O software é um workhorse maduro: captura rápida, visual limpo e consistência entre plataformas. Para o user que alterna dispositivos, a redução de fricção ao criar e localizar tarefas economiza tempo e mantém o fluxo do day.

TickTick

Oferece um pacote completo: timer, hábitos, calendário e mais. Isso agrada users que querem tudo em um só lugar. Mas a densidade de recursos pode aumentar atrito para quem prefere simplicidade e abertura imediata do app.

Things 3

No ecossistema Apple, é o mais calmo para executar. Hierarquia visual, animações suaves e foco GTD ajudam o user a decidir rápido. Resultado: menos tempo organizando e mais tempo fazendo.

• UX conta mais que features: se você não abre, nada funciona.
• Prefira minimalismo se quer consistência; escolha all‑in‑one se precisa de ferramentas integradas.
• Se valoriza execução sem distração, priorize experiência visual e performance.

Aspecto	Impacto	Quando escolher
Fricção na captura	Alto — decide uso diário	Quem precisa agir rápido
Densidade de recursos	Pode aumentar atrito	Quem quer tudo no mesmo app
Calma visual	Reduz fadiga de decisão	Usuário focado em execução
Consistência	Evita retrabalho	Quem troca dispositivos

Mesmo com boa UI, os três ainda deixam lacunas em planejamento realista. Na próxima seção abordamos essas limitações e por que importam para projetos maiores.

Limitações que os três compartilham (e por que isso importa em projetos e trabalho)

Mesmo com interfaces polidas, todos os três enfrentam lacunas cruciais na execução do trabalho real. Eles registram e organizam tarefas bem, mas não orquestram a execução quando o mundo muda.

Entrada manual: e-mails, reuniões e mensagens continuam fora do fluxo. Muitos tasks surgem em Slack, WhatsApp ou inbox e não são capturados automaticamente. Isso fragmenta projetos e gera retrabalho.

Capacidade versus tempo

Ter blocos livres no calendário não garante energia para trabalho profundo. Sem medir capacidade (sono, carga mental), o planejamento por time falha em semanas intensas.

Agendamento inteligente inexistente

Com 50 tasks, tudo parece urgente. Sem algoritmo que priorize por capacidade e contexto, agendar vira ilusão: nada cabe no day real.

Replanejamento manual

Arrastar, remarcar e negociar prazos consome foco. O custo cognitivo de replanear manualmente aumenta stress e transforma listas em backlog infinito.

• Limitação estrutural: bom registro, má orquestração.
• Entrada fragmentada mina visibilidade de projects.
• Sem capacidade, o system do usuário não entrega resultados.

Problema	Impacto	Sintoma
Entrada manual	Perda de context	Tarefas não registradas
Falta de capacidade	Planejamento irreal	Blocos vazios, baixa entrega
Sem agendamento inteligente	Prioridade confusa	Backlog crescente

Alternativa inteligente: rivva e a nova geração de produtividade com automação

Se organizar listas não resolveu sua entrega, talvez seja hora de mudar o foco: da captura manual para a automação. Rivva surge como opção para quem precisa que o sistema cuide da entrada e do agendamento baseado na energia real do usuário.

Extração automática de tarefas do e‑mail

Rivva lê mensagens e identifica pedidos, prazos e pendências. Ele cria task a partir do e‑mail, sem copiar/colar ou lembrar depois. Isso reduz perdas e mantém o histórico do contexto original.

Agenda por capacidade

A agenda utiliza sinais como sono, HRV e atividade física para sugerir blocos ideais. O resultado é um calendário que recomenda horas para trabalho profundo e momentos para tarefas leves.

Nia: assistente e remanejamento proativo

Nia realoca tarefas quando o dia muda. Em vez de você replanejar manualmente, o assistente propõe ajustes e mantém um plano executável para o dia.

Rivva comparado aos concorrentes

Onde ganha: automação de entrada e scheduling por capacidade. Onde perde: ecossistema e maturidade de integrações ainda menores que serviços estabelecidos.

• Visão prática: em vez de um backlog gigante, você passa a ver um plano diário realista.
• Limitação honesta: não substitui totalmente quem precisa de muitas integrações ou de versão web/Windows madura.

Critério	Rivva	Apps tradicionais*
Entrada automática	Extração de e‑mail nativa	Manual ou via integrações
Agenda por capacidade	Sono/HRV/atividade integrada	Sem agendamento por energia
Remanejamento	Assistente proativo (Nia)	Replanejamento manual
Plataformas e integrações	Em expansão	Mais maduras e amplas

Qual escolher para o seu perfil: recomendações objetivas

A escolha ideal depende do dispositivo que você abre todo dia. Abaixo há orientações diretas para diferentes needs, para evitar indecisão e acelerar a adoção.

Multiplataforma e trabalho em equipe

Escolha a solução com integrações amplas e bom suporte a colaboração se você troca entre web, desktop e mobile. Ela facilita delegar, sincronizar e conectar mensagens a tarefas.

Tudo‑em‑um com custo baixo

Prefira a opção que junta timer, hábitos e calendário num único lugar se quer consolidar ferramentas. Isso reduz apps abertos e centraliza features diárias com bom custo anual.

100% Apple e foco em execução

Se você vive no ecossistema Apple e não precisa compartilhar projetos, escolha o produto com design nativo, fluxo GTD e compra única. Menos distração, mais execução.

Automação e agenda por energia

Se o problema é captar solicitações e replanejar com base em capacidade real, opte por uma ferramenta que extraia tarefas automaticamente e sugira remanejamento por energia.

• Regra prática: escolha o app que você abrirá todos os dias, no dispositivo que mais usa.
• Atalho: ambiente misto → descarte Apple‑only; odeia assinaturas → prefira compra única; quer custo‑benefício → olhe a opção all‑in‑one; vive de integrações → vá de multiplataforma; precisa de automação → considere a solução que extrai e agenda automaticamente.

Perfil	Força	Quando escolher
Multiplataforma	Integrações & colaboração	Times e troca de dispositivos
Tudo‑em‑um	Pomodoro, habits, calendar	Quer consolidar ferramentas
Apple‑only	Design + GTD + compra única	Uso pessoal em iPhone/Mac/iPad
Automação	Extração de e‑mail e agenda por energia	Problema é execução e replanejamento

Conclusão

No fim, a escolha do app certo depende mais do seu fluxo do que de um rol de features: o melhor sistema é o que reduz fricção e transforma tasks em execução diária.

Resumo rápido: um produto foca em linguagem natural e integrações; outro entrega um pacote all‑in‑one com Pomodoro; o terceiro oferece design Apple e compra única. Cada way atende um perfil distinto.

Custo em perspective: subscription pode valer no primeiro year para quem usa muitos recursos; a purchase compensa em years se você fica no mesmo ecossistema.

Deal‑breakers: web/multiplataforma, colaboração, calendário forte, hábitos/Pomodoro e fluxo GTD. Gap comum: falta de agendamento por capacidade e replanejamento quando o day muda.

Example prático: se você faz time blocking, prefira calendar robusto; se captura muito por texto, escolha bom NLP; se quer calma, opte pela experiência Apple.

Próximo passo: escolha um app hoje, configure inbox, 3–5 projects, 1 filtro essencial e reminders críticos. Rode um teste de um month antes de migrar tudo. Produtividade sustentável é um system — o software é só o meio.